Boekhouding vrij beroep
Een zelfstandige met een vrij of intellectueel beroep, levert hoofdzakelijk intellectuele diensten of goederen die niet als handelsdaad of ambachtelijke activiteit kunnen worden omschreven. Een exacte definitie of volledige lijst van vrije beroepen bestaat dus niet.
In de praktijk gaat het om tandartsen, geneesheren, apothekers, kinesisten, vroedvrouwen, verplegers, logopedisten, podologen, dokters, diëtisten, notarissen, gerechtsdeurwaarders, advocaten, boekhouders, accountants, fiscalisten, architecten, landmeters, ingenieurs, artiesten, vertalers, dierenartsen …
Als beoefenaar van een vrij beroep bent u niet onderworpen aan de boekhoudwetgeving. Artikel 320 van het wetboek van inkomstenbelastingen legt aan beoefenaars van een vrij beroep wel een dubbele verplichting op.
Enerzijds dienen zij gedagtekende en ondertekende ontvangstbewijzen uit te reiken bij elke inning van honoraria, commissielonen, bezoldigingen, terugbetalingen van kosten of andere beroepsontvangsten.
Anderzijds dienen zij een dagboek van ontvangsten en uitgaven bij te houden.
De formulieren van ontvangstbewijzen-getuigschriften voor verstrekte hulp worden uitsluitend door de diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën gedrukt.
Deze kunnen besteld worden op het volgende adres:
Federale Overheidsdienst Financiën
Algemeen secretariaat van Financiën – Economaat
Dienst getuigschriften voor verstrekte hulp
Akenkaai 55
1210 Brussel
Tel: 02/224.96.11
De andere ontvangstbewijsboekjes moeten besteld worden bij een door de Federale Overheidsdienst Financiën erkende drukker.
De meest recente lijst met erkende drukkers kan gratis opgevraagd worden bij de Federale Overheidsdienst Financiën:
Federale Overheidsdienst Financiën
Directie
R.A.C. – Financietoren
Kruidtuinlaan 50 bus 32
1010 Brussel
Tel: 02/210.24.90.
De formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften blijven onbeperkt geldig, dus ook na het verstrijken van het jaar waarin ze werden geleverd.
Zowel het origineel als het dubbel van het ontvangstbewijs moet getrokken worden uit een boekje waarvan het model wordt vastgelegd door de Minister van Financiën.
Wat de medische (en paramedische) beroepen betreft, mag het ontvangstbewijs absoluut niet gescheiden worden van het getuigschrift van verstrekte hulp.
Er zijn verschillende modellen van ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp. Als dokter - geneesheer gebruikt u bijvoorbeeld ‘Model A’. Tandartsen gebruiken ‘Model E’. V vroedvrouwen, verplegers en kinesisten moeten in principe ‘Model G’ gebruiken. Podologen en diëtisten gebruiken ‘Model I’.
Het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp bestaat uit twee delen: enerzijds het getuigschrift voor verstrekte hulp, anderzijds het ontvangstbewijs. Beide delen hoeven niet steeds gelijktijdig gebruikt te worden. Wanneer het getuigschrift voor verstrekte hulp zonder het ontvangstbewijs wordt gebruikt - bijvoorbeeld bij een verstrekking waarvoor het honorarium niet contant wordt betaald - of wanneer het ontvangstbewijs wordt gebruikt zonder het getuigschrift voor verstrekte hulp - bijvoorbeeld bij betaling in speciën als het honorarium niet bij de verstrekking werd betaald -, moet het niet gebruikte deel van het formulier worden doorstreept en bij het boekje of de duplicaten worden gevoegd.
Bij wijze van voorbeeld onderstaand schema voor dokters, geneesheren, apothekers en biologen. De andere vrije beroep volgen een gelijkaardige werkwijze.
Op de afsluitdatum van elk boekje of elke reeks wordt het bekomen totaal overgedragen naar het dagboek. De vrije beroepers mogen de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samenvattende boeking per maand.
Op het einde van het jaar moet elke vrij beroeper de niet volledig gebruikte boekjes of reeksen van 50 kettingformulieren afsluiten. Zij moeten met andere woorden de samenvatting opstellen en de som maken. Zij moeten de niet gebruikte formulieren van deze boekjes of reeksen doorstrepen en bewaren.
De geheel of gedeeltelijk gebruikte boekjes of reeksen van 50 kettingformulieren moeten zorgvuldig bijgehouden worden gedurende zeven jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar waarin de boekjes of reeksen zijn gebruikt. Op verzoek van de ambtenaren van de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën moeten ze worden voorgelegd. Deze verplichting geldt ook voor de rekeninguittreksels van de bank en andere documenten van de boekhouding.
De formulieren van getuigschriften voor verstrekte hulp zijn niet bestemd voor het uitreiken van dubbels in geval van verlies of vernietiging van het origineel uitgereikte document. De Federale Overheidsdienst Financiën neemt evenwel aan dat de vrij beroepers - indien nodig - een tweede formulier gebruiken voor het uitreiken van een dubbel. De administratie stelt wel als voorwaarde dat zij in dat geval op het origineel en het duplicaat van het dubbel uitdrukkelijk de volgende vermelding aanbrengen: ‘Dubbel van het getuigschrift voor verstrekte hulp uitgereikt op …’.
Heel wat zelfstandige geneesheren, apothekers, dokters, tandartsen, chirurgen … verrichten prestaties in één of meerdere inrichtingen voor geneeskundige verzorging met rechtspersoonlijkheid. Om de administratie niet nodeloos te bemoeilijken, wordt de inning van de vergoedingen vaak overgelaten aan die inrichting voor geneeskundige verzorging. De geneesheren moeten bijgevolg zelf geen ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp meer uitreiken.
Deze afwijking van de algemene verplichting een ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp uit te reiken, wordt automatisch toegestaan wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan:
de verstrekkingen die de geneesheren, tandartsen, apothekers, chirurgen … hebben verricht, komen voor op een factuur.
de inrichting voor geneeskundige verzorging bezorgt elke vrij beroeper jaarlijks, voor 31 maart, een overzicht van de tijdens het afgelopen kalenderjaar geinde ontvangsten en de daarop eventueel ingehouden bedragen.
In dit geval vervangt een overeenstemmingsstrook die door de inrichting voor geneeskundige verzorging op de factuur wordt gekleefd, het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp.
Wat de podologen en diëtisten betreft, moet onderscheid gemaakt worden naargelang de verstrekkingen die zij verrichten. Sommige verstrekkingen vallen immers niet onder het toepassingsgebied van de verplichte ziekteverzekering.
Voor de prestaties die buiten het toepassingsgebied van de ziekteverzekering vallen, moeten de podologen en diëtisten in principe een ontvangstbewijs uitreiken. Deze verplichting vervalt wanneer zij voor deze prestaties facturen opstellen. In dat geval moeten zij een boek voor uitgaande facturen bijhouden.
Het ministerieel besluit verplicht de podologen en de diëtisten voor de verstrekkingen, waarvoor de ziekteverzekering wel een tussenkomst voorziet, een ontvangstbewijs-getuigschrift op te stellen.
De vrije beroeper hoeft evenwel geen ontvangstbewijs uit te reiken in de volgende gevallen:
wanneer de betaling gebeurt door storting of overschrijving op de post- of bankrekening van de Btw-plichtige vrij beroeper; de rekeninguittreksels vervangen dan de ontvangstbewijzen;
wanneer de honoraria worden geïnd door en voor rekening van een inrichting voor geneeskundige verzorging;
wanneer de vrij beroeper voorafgaand aan de betaling een factuur heeft overgemaakt aan de cliënt.
De vrij beroepers moeten ook een dagboek bijhouden waarin zij per dag hun ontvangsten en uitgaven vermelden.
De ontvangsten bestaan enerzijds uit de uit hun ontvangstbewijsboekje overgebrachte ontvangsten
en anderzijds uit alle andere ontvangsten of voordelen waarvoor zij geen ontvangstbewijs moeten afleveren.
De uiteenzetting van uitgaven moet behoorlijk verantwoord worden.
Het dagboek moet, vooraleer het de eerste maal wordt gebruikt in de boekhouding, genummerd en gecontroleerd worden door de bevoegde dienst van de Federale Overheidsdienst van Financiën van het gebied. (het bevoegde controlekantoor staat op uw belastingaanslag)
Deze dagboeken zijn vrij in de handel verkrijgbaar. Zij moeten dus niet aangekocht worden bij een de Federale Overheidsdienst Financiën erkende drukker. Het dagboek wordt per kalenderjaar gehouden.
Bij ontvangst van de factuur of het bewijsstuk dan wel op de datum van de betaling, moeten de uitgaven, post per post, in het dagboek ingeschreven worden.
De beoefenaars van een vrij beroep die hun boekhouding voeren met behulp van een computer mogen de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samengevat maandelijks bedrag. Dit kan op voorwaarde dat dit bedrag voorkomt op een computerlijst die overeenstemt met het dagboek en dat de verplichte inschrijvingen er met dezelfde periodiciteit worden verricht.
De vrije beroepers die met een vennootschap werken, moeten niet alleen voldoen aan de speciale boekhoudverplichtingen die op hun vrij beroep van toepassing zijn. Zij moeten een volledige boekhouding voeren volgens de regels van het dubbel boekhouden.