Tips om te besparen op uw boekhouding

Door uw administratie op een ordelijke wijze te beheren kan u heel wat besparen op de kosten van uw boekhouder. Tevens zal de samenwerking vlotter verlopen en zullen er minder problemen ontstaan bij een fiscale controle.

Tip 1: Klasseer alle facturen en bankuittreksels op datum in een ringmap. Maak tussenbladen voor de aankoopfacturen, verkoopfacturen en bankuittreksels. Doe zelf reeds de controle of alle verkoopfacturen en alle bankuittreksels aanwezig zijn en een opeenvolgend nummer hebben.

Tip 2: Lever uw bankuittreksels aan in CODA formaat. U kan dit aanvragen bij uw bank. Deze uittreksels kunnen (gedeeltelijk) elektronisch verwerkt worden, zodanig dat dit minder tijd in beslag zal nemen.

Tip 3: Lever uw facturen in elektronisch formaat aan (bij voorkeur efff-formaat of pdf indien dit niet mogelijk is). Deze facturen kunnen (gedeeltelijk) elektronisch verwerkt en opgeslagen worden, zodanig dat dit minder tijd in beslag zal nemen. Online samenwerken met uw boekhouder.

Tip 4: Betaal geen herrineringen zonder dat u de factuur in uw bezit heeft, zodanig dat uw boekhouder steeds alle betalingen kan afpunten.

Tip 5: Doe geen privé betalingen met uw beroepsrekening. Naast het feit dat dit extra boekingen vereist, is het voor uw boekhouder immers niet duidelijk of dit een privé uitgave is of een beroepsuitgave waarvoor de factuur ontbreekt. Hierdoor zal er nodeloos vragen gesteld worden en kostbare tijd verloren gaan.

Tip 6: Indien u een investering doet, zorg er dan voor dat u dit op de factuur noteert.

Tip 7: Bezorg steeds al uw belangrijke documenten of een kopie ervan aan uw boekhouder. Denk hierbij voornamelijk aan aflossingstabellen leningen, loonfiches, loonstaten, huurcontracten, aanslagbiljetten, deurwaarder...

Tip 8: Indien u briefwisseling van een belastingsadministratie ontvangt bezorgd deze dan onmiddellijk aan uw boekhouder. Er gelden immers korte antwoordtermijnen, die bij niet naleving in uw nadeel zullen gebruikt worden.

Tip 9: Ook de nog niet betaalde facturen moeten reeds meegegeven worden om te verwerken in uw boekhouding.

Tip 10: Zorg voor echte uittreksels van de bank met een begin- en eindsaldo, en een afschrift nummer (dus geen Excel lijsten of historieken).

Tip 11: Hoe uw dagontvangstenboek en uw kasboek dagelijks correct bij, met vermelding van de begin- en eindstand, de totalen en correcte verwerking van de storting op uw bankrekening en de opname van contanten.

Tip 12: Indien u een factuur slechts gedeeltelijk betaald of een korting voor contante betaling in mindering brengt, kan u dit best in de omschrijving van uw betaling meegeven. Vermeld ook steeds het factuurnummer (of de gestructureerde mededeling) dat u betaalt.

Tip 13: Maak elke maand uw facturen op en zorg ervoor dat deze correct zijn opgemaakt inclusief alle verplichte vermeldingen. Zorg er ook voor dat alle verplichte vermeldingen op uw aankoopfacturen staan (zonder uw btw nummer op de factuur is de btw niet aftrekbaar!).

Tip 14: Betaal uw leveranciers en belastingen stipt. Dossiers met veel openstaande schulden, deurwaarders en procedures vergen niet alleen veel meer werk, de boetes en nalatigheidsintresten lopen immers snel bijzonder hoog op.

Tip 15: Doe geen cash betalingen maar betaal alles via bankoverschrijving of bankkaart.

Tip 16: Volg de opmerkingen van uw boekhouder op en bezorg hem snel antwoord op zijn vragen. Bezorg ook tijdig alle documenten. idealiter zou u de eerste 5 dagen van het kwartaal reeds de documenten van het vorige kwartaal aan uw boekhouder moeten bezorgen.

Tip 17: Betaal elke factuur afzonderlijk. Betalingen voor meerdere facturen kunnen niet altijd automatisch geboekt worden.