Verplichte factuurvermeldingen + tips
Bij deze een overzicht van de voornaamste factuurvermeldingen, zonder volledig te willen zijn. Voor specifieke regelingen neemt u best contact met ons op.
- Opeenvolgend factuurnummer (bij voorkeur met aanduiding van het boekjaar) bv: 2016001, 2016002, 20160003 .... 2017001, 2017002 ...
- Datum van uitreiking van de factuur
- Datum levering/dienstprestatie (belastbaar feit). Indien u een voorschot vraagt moet u voor dit bedrag een factuur opmaken ten laatste op de dag van ontvangst van de vooruitbetaalde som.
- Identificatie verkoper/leverancier: Naam, adres, rechtsvorm, btw-nummer of ondernemingsnummer, RPR + bevoegde rechtbank
- Identificatie klant: Naam, adres, rechtsvorm, btw-nummer of ondernemingsnummer (tenzij particulier)
- Detail van de geleverde diensten en goederen: hoeveelheid, omschrijving, eenheidsprijs, ... (indien werk in onroerende staat ook de ligging van het onroerend goed)
- Maatstaf van heffing per btw tarief uitgesplitst
- Btw tarieven en het bedrag van de (totaal) verschuldigde btw
- Vermelding reden btw vrijstelling
- Verwijzing naar de vorige factuur indien voor dezelfde handelingen meerdere facturen worden uitgereikt (bijv. indien reeds een voorschotfactuur werd gemaakt)
- Bij verkoop van een voertuig: Merk, model, cilinderinhoud, motorsterkte, chassisnummer, datum eerste inverkeerstelling.
- Bij opmaak creditnota: Verwijzing naar de oorspronkelijke factuur + vermelding '' btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht''
Hierna kan u nog de voornaamste redenen van btw vrijstellingen terug vinden:
- ''Btw Verlegd'' het betreft hier voornamelijk werk in onroerende staat voor een klant met een periodieke btw aangifteverplichting, de intracommunautaire levering van goederen of intracommunautaire diensten (binnen EU).
- ''Vrijgestelde Handeling - uitvoer van goederen" indien goederen geëxporteerd worden buiten de EU.
- "Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk" het betreft hier de optie voor kleine ondernemingen met een omzet kleiner dan 25.000€ per jaar.
- "Bijzondere regeling - kunstvoorwerpen / verzamelingen of antiquiteiten / gebruikte goederen / reisbureau" bijv. indien gebruik wordt gemaakt van de margeregeling.
- "Vrijgestelde Handeling - Plaats levering/dienst niet in België": Wanneer u bijvoorbeeld werk in onroerende staat verricht in het buitenland voor een aldaar gevestigde belastingplichtige.
Verder dient u nog met volgende zaken rekening te houden:
- Indien uw klant een duplicaat van een factuur vraagt, dient op deze factuur steeds de volgende melding voor te komen: "Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van verloren of vernietigde factuur"
- Niet verplichte maar hoogst noodzakelijk vermeldingen: het woord factuur, uw bankrekeningnummer, vervaldatum, eventueel aangevuld met uw verkoopsvoorwaarden.
- Indien u van een vrijstelling gebruik maakt dient u hiervan het bewijs te kunnen leveren. Bijvoorbeeld door aangifte ten uitvoer, transportdocumenten, cmr ... bij de factuur te klasseren.
- Indien u met vrijstelling ''btw verlegd" factureert dient u na te gaan of uw klant wel degelijk een belastingplichtige is die onderworpen is aan een periodieke btw aangiftepverplichting. Bij werk in onroerende staat: Bevestiging vragen aan klant of btw administratie. Bij intracommunautaire handeling: Controle geldigheid btw nummer op website Europese Commissie (zie link: VIES )