Wat zijn aftrekbare beroepskosten: de basisprincipes

De beroepskosten die zelfstandigen en vennootschappen fiscaal kunnen inbrengen zijn, behoudens enkele uitzonderingen, grotendeels identiek. Deze kosten dienen te voldoen aan volgende drie fundamentele voorwaarden:

1. Ze moeten gedaan zijn om belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden.

2. Ze moeten betaald of geboekt zijn tijdens het belastbare tijdperk.

3. Ze moeten verantwoord worden door bewijsstukken.

Doorgaans wordt daar door de fiscus nog aan toegevoegd dat de kosten noodzakelijk verband moeten houden met de werkelijk uitgevoerde beroepsactiviteit. Deze extra voorwaarde wordt in de rechtspraak echter niet steeds als noodzakelijk aanzien.

Met betrekking tot de tweede voorwaarde valt op te merken dat een factuur die betrekking heeft op jaar N en die pas betaald en geboekt zou worden in het jaar N+1 niet meer voor aftrek in aanmerking komt. Deze kosten zijn dan definitief verloren. Men noemt dit het 'éénjarigheidsprincipe'. Geef dus steeds alle facturen mee aan uw boekhouder ook al hebt u deze nog niet betaald.

Daarnaast valt op te merken dat niet alle kosten die in de boekhouding werden opgenomen en voldoen aan bovenstaande voorwaarden ook volledig voor aftrek in aanmerking zullen komen. Bijvoorbeeld zullen volgende kosten slechts voor een gedeelte of geheel niet fiscaal aftrekbaar zijn.

- beroepsmatig gedane restaurantkosten = 69% aftrekbaar

- beroepsmatige receptiekosten en relatiegeschenken = 50% aftrekbaar

- autokosten = 75% aftrekbaar (of tussen de 50% en 120% in een vennootschap, afhankelijk van de co2 uitstoot)

- boete = in principe nooit aftrekbaar

- kosten voor niet-specifieke beroepskledij

- ...

Verder valt op te merken dat privé kosten nooit aftrekbaar zijn. In de personenbelasting wordt dit gecorrigeerd door het privé gedeelte uit de kost te halen. In een vennootschap zal u persoonlijk belast worden op een voordeel alle aard gelijk aan de waarde van het genoten voordeel of op een forfaitair bepaald bedrag.

Investeringen in machines, gebouwen, meubilair ... vormen geen aftrekbare kost op het moment van de uitgave maar worden afgeschreven over de vermoedelijke gebruiksduur ervan. Bijvoorbeeld een machine die 10.000€ kost en vijf jaar zal dienst doen wordt afgeschreven à rato van 2000€ per jaar.