Vaste plaats van tewerkstelling en 40-dagenregel: wat mag en wat niet?

Bent u als bedrijfsleider (of uw personeel) vaak onderweg en is lunchen thuis of op kantoor geen optie? In plaats van losse bonnetjes te verzamelen, kunt u kiezen voor een forfaitaire dagvergoeding voor binnenlandse verplaatsingen (kosten eigen aan de werkgever). De actuele maxima stemt u best af op de informatie van de RSZ-website.

Wanneer kan een dagvergoeding?

• Duur van de verplaatsing: werk met duidelijke drempels (bv. halve/volle dag) volgens de actuele RSZ-richtlijnen.

• Bewijs: noteer datum, bestemming, reden en uren (agenda, timesheets, opdrachten, …).

• Uitbetaling: maandelijks uitbetalen of boeken op de rekening-courant.

• Let op: zelfstandigen in eenmanszaak kunnen geen forfait toepassen en moeten reële kosten bewijzen.

Tip: Combineer een dagvergoeding niet met een andere vergoeding voor dezelfde kost (bv. maaltijdcheque).

Kilometervergoeding

Voor beroepsverplaatsingen met de privéwagen kunt u daarnaast een kilometervergoeding toepassen, volgens het actuele tarief. Vermijd dubbele dekking met andere vergoedingen.

De spelbreker: vaste plaats van tewerkstelling (VPT) & 40-dagenregel

Dagvergoedingen blijven vrijgesteld zolang het gaat om tijdelijke werkplekken. Wordt een locatie een vaste plaats van tewerkstelling, dan worden vergoedingen belastbaar (woon-werk). De fiscus hanteert daarvoor de bekende 40-dagenregel als administratieve tolerantie: bij voldoende aanwezigheid op hetzelfde adres binnen een bepaalde periode wordt de plek als vast beschouwd. Gevolg: dagvergoedingen (en vaak ook km-vergoedingen voor dat traject) zijn dan niet langer belastingvrij.

Relevante rechtspraak (samengevat)

In een recente zaak oordeelde de rechtbank dat opeenvolgende werven van een aannemingsbedrijf samen als één vaste plaats van tewerkstelling konden worden gezien. De forfaitaire dagvergoedingen werden daardoor geherkwalificeerd als belastbaar loon. De rechtbank benadrukte dat de 40-dagenregel een tolerantie is en niet automatisch lineair toepasbaar op alle situaties.

Wat betekent dit in de praktijk?

• Tel per exact adres en bewaak tijdig wanneer een site “vast” dreigt te worden.

• Stop dagvergoedingen zodra een locatie VPT is; behandel het traject als woon-werk.

• Herbekijk lopende dossiers met forfaitaire dag- of km-vergoedingen op herkwalificatierisico.

• Baseer bedragen en drempels op de actuele RSZ-informatie en leg alles vast in uw interne policy.

• Let op met werknemers die altijd op een werf tewerk gesteld zijn, gezien de negatieve rechtspraak.

Ben je op zoek naar een goede boekhouder online of te Aalst? Neem snel contact met ons op.