Vaste plaats van tewerkstelling en 40 dagen regel inzake belastingvrije dagvergoedingen.

Indien u als bedrijfsleider (of uw personeel) vaak onderweg bent in het kader van uw job en ‘s middags niet de mogelijkheid hebt om thuis of op kantoor te lunchen, gebeurt het wel eens dat u onderweg snel even iets gaat eten.

In plaats van telkens een bonnetje te vragen en dat af te geven aan uw boekhouder, kan u ervoor opteren om uzelf of uw personeel een forfaitair bedrag toe te kennen. Dit is de zogenaamde dagvergoeding voor binnenlandse reizen.

Deze wordt dan als volgt bepaald:

Indien u meer dan 8u onderweg bent: 19,60€

Indien u meer dan 5u maar minder dan 8u onderweg bent: 3,90€

Indien u meer dan 5u maar minder dan 8u onderweg bent én waarin het dertiende en vertiende uur van de dag volledig is inbegrepen : 19,60€

Deze vergoeding is een kost voor de vennootschap maar is niet belastbaar bij de bedrijfsleider of het personeelslid. Hou echter goed uw agenda en andere bewijsstukken (timesheets, facturen, ….) bij, zodat uw belastingcontroleur de vergoeding niet kan belasten als loon. U kan dit bedrag dan elke maand aan uzelf uitbetalen of opnemen op het credit van uw rekening-courant in de boekhouding.

De vergoeding kan echter niet toegepast worden door zelfstandigen/eenmanszaken. Zij moeten hun werkelijke kosten bewijzen.

Eenzelfde redenering geldt voor de forfaitaire kilometervergoeding voor beroepsverplaatsingen met de eigen wagen. Deze bedraagt op heden 0,3363 per kilometer.

Belangrijk in deze is echter dat de vergoedingen belastbaar worden voor de ontvanger zodra deze uitbetaald worden naar aanleiding van een verplaatsing naar een vaste plaats van tewerkstelling. Sinds jaar en dag hanteert de fiscus de 40-dagen regel (administratieve tolerantie) om uit te maken of het om een vaste plaats van tewerkstelling gaat, MITS die aanwezigheid een wezenlijke vorm van tewerkstelling betreft. Bent u dus werkzaam bij een van uw klanten gedurende meer dan 40 dagen, dan kan hiervoor geen belastingvrije vergoeding worden betaald!

De toepassing van de 40-dagen regel in het kader van kostenvergoedingen kwam onlangs ter sprake voor de rechtbank van eerste aanleg te Gent. De zaakvoerder van een aannemingsbedrijf had zijn vaste plaats van tewerkstelling op de maatschappelijke zetel. Op deze locatie voerde hij allerhande administratieve en bestuurstaken uit. Tevens voerde hij op verschillende werven allerhande bouwwerkzaamheden uit. Hiervoor betaalde hij zich een forfaitaire dagvergoeding uit als terugbetaling van ‘kosten eigen aan de werkgever’.

De fiscus ging hier echter niet mee akkoord. Haar standpunt was dat alle werven samen als één vaste plaats van tewerkstelling moet worden aangemerkt. De vergoeding werd aldus betaald in het kader van woon-werk verkeer en is voor de ontvanger een belastbaar loon. De rechtbank van Gent volgde de fiscus in deze. Volgens haar is de opeenvolging van verschillende werven te kwalificeren als criterium om de vaste plaats van tewerkstelling te bepalen. Volgens de rechtbank kan er geen sprake zijn dat de administratieve tolerantie (40-dagen regel) zonder meer, lineair op alle gevallen wordt toegepast.

Bij gebrek aan wettelijke verankering van de 40-dagen regel, bestaat aldus het risico dat de vergoedingen toch als loon belastbaar worden. Dit standpunt van de fiscus en de uitspraak van de rechtbank is een trendbreuk. Er zal opvolging nodig zijn in de toekomst en dossiers waarin op heden een forfaitaire dagvergoeding of kilometervergoeding wordt uitbetaald zullen onderzocht moeten worden op hun risico voor herkwalificatie.

Intussen werden de voorwaarden en bedragen aangepast. De details kan u terugvinden op onze blogpost "Nieuwe bedragen forfaitaire vergoeding voor dienstreizen in België".