Elektronische factuur verplicht vanaf 2026

Nieuwe standaard vanaf 2026

Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie (e-facturatie) verplicht voor alle B2B-transacties in België. De overheid wil hiermee het facturatieproces vereenvoudigen, btw-fraude beperken en administratieve efficiëntie verhogen.

De verplichting geldt voor alle ondernemingen die facturen uitwisselen met andere ondernemingen (B2B). Voor B2C-facturen verandert voorlopig niets.

Wat is een elektronische factuur?

Een echte elektronische factuur is meer dan een pdf per e-mail. Ze bestaat uit gestructureerde data (UBL-formaat) die automatisch verwerkt kunnen worden door boekhoudsoftware. Dat betekent: geen manueel overtypen meer, minder fouten en snellere verwerking.

Een factuur is dus enkel een ‘e-factuur’ als ze:

• opgesteld is in UBL-formaat (Universal Business Language),

• elektronisch wordt verzonden én ontvangen,

• via een erkend netwerk zoals PEPPOL loopt.

Een pdf die via e-mail wordt doorgestuurd, telt dus niet als e-factuur onder de nieuwe wetgeving.

Wat is PEPPOL?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) is het standaardnetwerk waarmee e-facturen veilig en uniform worden uitgewisseld tussen ondernemingen en overheden. Het garandeert dat facturen:

• in het juiste technische formaat worden verzonden,

• automatisch kunnen worden ingelezen in de boekhouding van de ontvanger, en

• authentiek en beveiligd worden doorgestuurd.

Boekhoudpakketten en facturatietools zullen in de toekomst rechtstreeks via PEPPOL facturen moeten kunnen verzenden en ontvangen.

Wanneer start de verplichting?

Het tijdspad ziet er als volgt uit:

• 2024–2025: overgangsfase met vrijwillige aansluiting en testen.

• Vanaf 1 januari 2026: verplichte e-facturatie voor alle B2B-transacties.

De overheid zal in 2025 nog een praktische handleiding publiceren met de technische vereisten en uitzonderingen.

Wat betekent dit voor jouw onderneming?

• Controleer je software: je facturatiepakket moet UBL-compatibel zijn en PEPPOL ondersteunen.

• Pas je factuurflow aan: denk aan het verzendproces, ontvangstverwerking en archivering.

• Informeer je klanten en leveranciers: vanaf 2026 kunnen ze enkel nog via e-facturatie werken.

• Digitaliseer tijdig: zo vermijd je last-minute aanpassingen.

Veelgestelde vragen

Geldt dit ook voor kleine ondernemingen?

Ja. Ook kleine ondernemingen die B2B-facturen uitreiken vallen onder de verplichting, ongeacht omzet.

En voor particulieren (B2C)?

Voorlopig niet. E-facturatie wordt enkel verplicht bij ondernemingen onderling.

Mag ik nog een pdf-factuur sturen?

Neen. Een pdf is geen e-factuur volgens de wettelijke definitie. Enkel UBL-facturen via PEPPOL voldoen.

Samenvatting

Vanaf 2026 wordt e-facturatie via PEPPOL de norm. Ondernemingen moeten hun boekhoud- en facturatiesoftware aanpassen aan het UBL-formaat. De voordelen zijn duidelijk: minder manueel werk, snellere betalingen en meer transparantie.

Wil je weten of jouw facturatiesysteem klaar is voor PEPPOL en UBL? Contacteer Fiskalize voor een check en implementatieadvies.