Opgelet voor fraude

Opgelet met Staatsblad fraude!

Indien een zaakvoerder of bestuurder van een vennootschap wordt ontslagen of benoemd wordt dit gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Hetzelfde geld voor de verplaatsing van een maatschappelijke zetel. Dit gebeurd door het opsturen van een formulier naar de griffie van de Rechtbank van Koophandel. Dat formulier moet in principe ondertekend zijn door de de zaakvoerder of bestuurder. In de praktijk is er echter weinig controle op de echtheid van deze formulieren, en meer in het bijzonder van de handtekening daarop.

Oplichters maken hiervan soms gebruik om zicht tot zaakvoerder/bestuurder te benoemen van uw vennootschap om vervolgens bepaalde oplichtingspraktijken op te zetten, een nieuwe auto te kopen op uw kosten of bankrekeningen leeg te halen. Dit alles terwijl u hiervan niet op de hoogte bent. Om u tegen deze vorm van oplichting te wapenen kan u registreren op www.wettelijke-publicaties.be aan de hand van uw ondernemingsnummer. Vanaf dan zal u automatisch verwittigd worden bij elke publicatie in het Staatsblad die betrekking heeft op uw vennootschap.

Opgelet met valse facturen!

De twee voornaamste vormen van factuurfraude betreffen spookfacturen en factuurfraude. Spookfacturen zijn compleet verzonnen facturen voor zaken die men nooit besteld heeft, in de hoop er toch een betaling voor te krijgen. De bedragen bij spookfacturen zijn eerder klein.

Bij factuurfraude gat het om echte facturen die vervalst worden. Deze facturen worden dan door de oplichters onderschept in het postcircuit, zoals uit rode brievenbussen van de post, uit postkamers, uit het papier op straat bestemd voor ophaling of zelfs uit brievenbussen van particulieren. Speciale software wordt dan gebruikt om het bankrekeningnummer te wijzigen of er wordt een sticker opgeplakt met het nieuwe rekeningnummer. Meer en meer is er ook sprake van digitale factuurfraude waarbij elektronische facturen vervalst worden. Een hacker dringt bijvoorbeeld binnen in het informaticasysteem van een leverancier en wijzigt het rekeningnummer op de facturatiemails. Of hij besmet het informaticasysteem met een virus, waardoor hij vanop afstand in het systeem of in e-mails een rekeningnummer kan aanpassen.

Hoe voorkomen? U kan natuurlijk uw klant om een nieuwe betaling vragen. Maar dat is vaak commercieel gezien niet haalbaar. U doet er dus beter aan dergelijke factuurfraude te voorkomen. Daarom de volgende tips:

- 85% van alle gevallen van factuurfraude gebeurt in de 'rode brievenbussen' van Bpost. Verstuur daarom niet alle facturen tegelijk en deponeer ze niet in brievenbussen op verlaten plaatsen. Lever facturen zo veel mogelijk af bij het lokale postkantoor en zo kort mogelijk voor het uur dat de brievenbus wordt gelicht.

- Verstuur uw factuur niet (enkel) per post maar (ook) via mail of e-invoicing systeem.

- Zorg voor een goede up-to-date antivirussoftware om digitale factuurfraude te voorkomen.

- Volg de betaling van uw facturen zo nauwgezet mogelijk op en neem contact op met uw klant bij achterstallige betaling. In geval van factuurfraude kan u andere klanten reeds op de hoogte brengen van het probleem om zo uw betaling niet mis te lopen.

- Plaats u bankrekeningnummer niet alleen op uw facturen, maar ook op uw bestelbonnen en op uw website.

- Vermijd enveloppen met de naam of het logo van uw bedrijf. Gebruik blanco enveloppes zonder vensteromslagen. Aangezien deze vooral professioneel worden gebruikt, trekken ze de aandacht van malafide individuen.

Hoe herkennen? Wees extra waakzaam indien u een factuur ontvangt met een gewijzigd rekeningnummer. Contacteer steeds het bedrijf via een telefoonnummer of e-mail adres dat u kent, want de contactgegevens op de factuur kunnen ook vervalst zijn. Verder kan u ook de bankgegevens van uw leveranciers bewaren via e-banking. Vergelijk het rekeningnummer op de factuur met het rekeningnummer op de bestelbon en website. Wees op uw hoede indien er meer dan enkele dagen verschil is tussen de verzenddatum van de factuur en dag van ontvangst. Neem onmiddellijk contact met de bank indien u toch een vervalste factuur zou betaald hebben.

Moet er alsnog betaald worden aan de leverancier? Wettelijk gezien dooft uw betalingsverplichting enkel uit bij betaling aan de schuldeiser, de leverancier, ook al handelde u ter goeder trouw. uiteraard kan de verkoper een geste doen, maar dat staat hem volledig vrij. Wanneer u zou weigeren om de verkoper of leverancier alsnog te betalen, moet uiteindelijk een rechter beslissen. Daarom meldt u de factuurfraude best ook op meldpunt.belgie.be. Automatisch wordt uw melding doorgestuurd naar de politie zodat zij de melding ook kan onderzoeken. Als de politie de daders kan identificeren, wordt het dossier overgemaakt aan het gerecht. In dat geval is het ook nuttig om u burgerlijke partij te stellen bij de politie. Indien de daders veroordeeld worden, kunt u via deze burgerlijke partijstelling mogelijk uw geld recupereren.