Verplichte factuurvermeldingen + tips

Zonder volledig te willen zijn, kan u hieronder een overzicht vinden van de voornaamste verplichte factuurvermeldingen.

Voor specifieke regelingen neemt u best contact met ons op.

- Opeenvolgend factuurnummer (bij voorkeur met aanduiding van het boekjaar) bv: 2016001, 2016002, 20160003 .... 2017001, 2017002 ...

- Datum van uitreiking van de factuur

- Datum levering/dienstprestatie (belastbaar feit). Indien u een voorschot vraagt moet u voor dit bedrag een factuur opmaken ten laatste op de dag van ontvangst van de vooruitbetaalde som.

- Identificatie verkoper/leverancier: Naam, adres, rechtsvorm, btw-nummer of ondernemingsnummer, RPR + bevoegde rechtbank, contactgegevens e-mail ...

- Identificatie klant: Naam, adres, rechtsvorm, btw-nummer of ondernemingsnummer (tenzij particulier)

- Detail van de geleverde diensten en goederen: hoeveelheid, omschrijving, eenheidsprijs, ... (indien werk in onroerende staat ook de ligging van het onroerend goed)

- Maatstaf van heffing per btw tarief uitgesplitst

- Btw tarieven en het bedrag van de (totaal) verschuldigde btw

- Vermelding reden btw vrijstelling

- Verwijzing naar de vorige factuur indien voor dezelfde handelingen meerdere facturen worden uitgereikt (bijv. indien reeds een voorschotfactuur werd gemaakt)

- Bij verkoop van een voertuig: Merk, model, cilinderinhoud, motorsterkte, chassisnummer, datum eerste inverkeerstelling.

- Bij opmaak creditnota: Verwijzing naar de oorspronkelijke factuur + vermelding '' btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht''

Hierna kan u nog de voornaamste redenen van btw vrijstellingen terug vinden:

• ''Btw Verlegd'' het betreft hier voornamelijk de intracommunautaire levering van goederen of intracommunautaire diensten (binnen EU).

• “Verlegging van heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten.” wanneer u werk in onroerende staat factureert aan een klant met een periodieke btw aangifteverplichting (te controleren via myminfin).

• ''Vrijgestelde Handeling - uitvoer van goederen" indien goederen geëxporteerd worden buiten de EU.

• "Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk" het betreft hier de optie voor kleine ondernemingen met een omzet kleiner dan 25.000€ per jaar.

• "Bijzondere regeling - kunstvoorwerpen / verzamelingen of antiquiteiten / gebruikte goederen / reisbureau" bijv. indien gebruik wordt gemaakt van de margeregeling.

• "Vrijgestelde Handeling - Plaats levering/dienst niet in België": Wanneer u bijvoorbeeld werk in onroerende staat verricht in het buitenland voor een aldaar gevestigde belastingplichtige.

• "Handelingen vrijgesteld van btw ingevolge art. 44.... W.btw" bij toepassing van specifieke vrijsteliingen in de medische sector, geven van voordrachten .... verwijst u naar het toepasselijke artikel.

Bij werk in onroerende staat waarop het tarief van 6% btw van toepassing is:

"Btw-tarief : Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand vanaf de ontvangst van de factuur, wordt de klant geacht te erkennen dat (1) de werken worden verricht aan een woning waarvan de eerste ingebruikneming heeft plaatsgevonden in een kalenderjaar dat ten minste tien jaar (of vijftien jaar voor verwarmingsketels in appartementsgebouwen en liftinstallaties) voorafgaat aan de datum van de eerste factuur met betrekking tot die werken, (2) de woning, na uitvoering van die werken, uitsluitend of hoofdzakelijk als privé- woning wordt gebruikt en (3) de werken worden verstrekt en gefactureerd aan een eindverbruiker.

Verder dient u nog met volgende zaken rekening te houden:

- Indien uw klant een duplicaat van een factuur vraagt, dient op deze factuur steeds de volgende melding voor te komen: "Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van verloren of vernietigde factuur"

- Niet verplichte maar hoogst noodzakelijk vermeldingen: het woord factuur, uw bankrekeningnummer, vervaldatum, eventueel aangevuld met uw verkoopsvoorwaarden.

- Indien u van een vrijstelling gebruik maakt dient u hiervan het bewijs te kunnen leveren. Bijvoorbeeld door aangifte ten uitvoer, transportdocumenten, cmr ... bij de factuur te klasseren.

- Indien u met vrijstelling ''btw verlegd" factureert dient u na te gaan of uw klant wel degelijk een belastingplichtige is die onderworpen is aan een periodieke btw aangiftepverplichting. Bij werk in onroerende staat: Bevestiging vragen aan klant of btw administratie. Bij intracommunautaire handeling: Controle geldigheid btw nummer op website Europese Commissie (zie link: VIES )