Verplichte factuurvermeldingen (met boekhoudtips)

Waarom het telt

Een correcte factuur voorkomt discussie met klanten, versnelt betalingen en vermijdt fiscale problemen. Onderstaande checklist bundelt de voornaamste minimale verplichte vermeldingen en nuttige extra’s.

Verplichte vermeldingen (basis)

1. Het woord “Factuur”, hoewel wettelijk niet verplicht, wel handig 🙃

2. Factuurdatum

   1. Factuur moet gemaakt worden binnen de 15 dagen na het einde van de maand van levering/prestatie.

3. Uniek, opeenvolgend factuurnummer, reeks gelijklopend met boekjaar (wat niet steeds gelijklopend is met kalenderjaar voor vennootschappen)

4. Gegevens leverancier: naam/maatschappelijke benaming, adres (zetel), ondernemings-/btw-nummer, RPR en vennootschapsvorm voor vennootschappen, contactgegevens

5. Gegevens klant: naam/maatschappelijke benaming, adres, btw-nummer (indien btw-plichtig)

6. Leverings-/prestatie-datum (of periode waarover het gaat)

7. Omschrijving van goederen/diensten (duidelijk en controleerbaar, zo uitgebreid mogelijk)

8. Hoeveelheid en eenheidsprijs (excl. btw) + eventuele kortingen

9. Toegepast btw-tarief per lijn en btw-bedrag

10. Totalen: excl. btw, btw en totaal incl. btw

Specifieke btw-vermeldingen (indien van toepassing)

• Btw verlegd werk in onroerende staat

  • "Verlegging van heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten."

• Vrijstelling kleine onderneming: omzet op jaarbasis < 25.000 euro, vrijstelling vermelden; geen btw aanrekenen.

  • "Vrijgesteld van btw wegens toepassing van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen - btw niet aftrekbaar (art. 56bis WBTW).”

• Intracommunautaire levering/dienst: juiste regeling en btw-nummer klant.

  • "Intracommunautaire levering – vrijgesteld van btw – art. 39bis WBTW / art. 138 EU-btw-richtlijn"

  • "Intracommunautaire dienst – btw verlegd – art. 21 §2 WBTW / art. 196 EU-btw-richtlijn"

  • Correct btw-nummer van de klant (check via VIES en hou bewijs bij).

• Export buiten de EU

  • "Export – vrijgesteld van btw – art. 39 WBTW / art. 146 EU-btw-richtlijn."

  • bewijsstukken om de export te bewijzen bijhouden.

• Dienst buiten de EU

  • "Diensten buiten EU – plaats van dienst buiten de EU – art. 21 §2 WBTW (niet onderworpen aan Belgische btw)"

• Bijzondere regelingen (marge, reisbureaus, …): correcte verwijzing opnemen.

• Bij toepassing van specifieke vrijstellingen in de medische sector, geven van voordrachten .... verwijst u naar het toepasselijke artikel.

  • "Handelingen vrijgesteld van btw ingevolge art. 44.... W.btw" 

• Voorschot factuur: duidelijke verwijzing naar het voorschot en latere eindfactuur.

• Creditnota: verwijzing naar de gecorrigeerde factuur + aangepaste bedragen.

  • steeds reden van opmaak creditnota vermelden (bijv. commerciële tegemoetkoming, ...)

  • tekst: "btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht''

• Werken aan gebouw ouder dan 10 jaar voor particulier

  • "Btw-tarief: Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand vanaf de ontvangst van de factuur, wordt de klant geacht te erkennen dat (1) de werken worden verricht aan een woning waarvan de eerste ingebruikneming heeft plaatsgevonden in een kalenderjaar dat ten minste tien jaar voorafgaat aan de datum van de eerste factuur met betrekking tot die werken, (2) de woning, na uitvoering van die werken, uitsluitend of hoofdzakelijk als privé-woning wordt gebruikt en (3) de werken worden verstrekt en gefactureerd aan een eindverbruiker. Wanneer minstens één van die voorwaarden niet is voldaan, zal het normale btw-tarief van 21% van toepassing zijn en is de afnemer ten aanzien van die voorwaarden aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten. Wanneer de afnemer de factuur niet schriftelijk betwist, is de aannemer ontslagen van zijn aansprakelijkheid, behoudens samenspanning tussen de partijen."

• Werken aan een schoolgebouw

  • “Btw-tarief van 6 % toegepast overeenkomstig artikel 1, §1, 1°, KB nr. 20, tabel A, rubriek XXXI – werken in onroerende staat aan een gebouw dat hoofdzakelijk wordt gebruikt voor onderwijsdoeleinden (cf. Beslissing E.T. 129.073 van 27 januari 2016 / Circulaire 2018/C/6).”

  • Attest laten tekenen door opdrachtgever dat hij recht heeft op deze regeling en bijhouden als bewijs.

• Bij verkoop van een voertuig: Merk, model, cilinderinhoud, motorsterkte, chassisnummer, datum eerste inverkeerstelling.

Sterke lay-out en betalingen (aanrader)

• Betaalgegevens: IBAN en BIC

• Vervaldatum en betalingsvoorwaarden

• Referentie klant/bestelnummer

• QR/structuurmededeling voor vlotte, foutloze betalingen

• Algemene voorwaarden vermelden en beschikbaar stellen

Veelgemaakte fouten

• Enkel totalen vermelden zonder eenheidsprijzen of hoeveelheden

• Geen leverings-/prestatie-datum

• Verkeerd btw-tarief of ontbrekende regimevermelding

• Onduidelijke omschrijving van product of type prestatie.

• Niet-opeenvolgende nummering (gaten, doublures) of nummering op basis van kalenderjaar bij een gebroken boekjaar.

• Geen btw-nummer klant wanneer vereist of foutief btw nummer.

• Niet elk ondernemingsnummer is ook btw plichtig. Te controleren via intervat.

  
  

Vragen over specifieke btw-regelingen, opmaak van jouw facturen of zoek je een goede boekhouder? Contacteer Fiskalize voor een snelle check van je factuurlay-out en processen.