Verschil tussen dagontvangstenboek en kasboek

Wat is een dagontvangstenboek?

Het dagontvangstenboek is het register waarin je per dag alle verkopen noteert waarvoor geen factuur wordt uitgereikt—ongeacht of de klant cash, met kaart, via Payconiq of anders betaalt. Werk je met meerdere vestigingen, dan houd je per vestiging een dagontvangstenboek bij en centraliseer je de totalen periodiek (bv. per btw-aangifte).

Noteer de bedragen per btw-tarief. Een afzonderlijke inschrijving met vermelding van de aard van de verkochte goederen is evenwel noodzakelijk voor de ontvangsten die voortkomen van de levering van goederen waarvan de prijs, per in de handel gebruikelijke eenheid, meer bedraagt dan 250€ btw incl. Deze afzonderlijke inschrijving mag vervangen worden door één dagelijkse globale inschrijving wanneer de kassatickets naast het bedrag ook de aard van de verkochte goederen bevatten.

Indien een forfaitaire btw regeling op uw onderneming van toepassing is of u maakt gebruik van een Geregistreerd Kassa Systeem, dan hoeft u geen dagontvangstenboek bij te houden. Naast het dagontvangstenboek dient u ook de dubbels van kasatickets en andere verantwoordingsstukken bij te houden voor uw boekhouding.

Wat is een kasboek?

Het kasboek maakt deel uit van het financieel dagboek. Hier registreer je alle contante geldbewegingen, zowel ontvangsten als uitgaven: cashbetalingen van klanten, stortingen of onttrekkingen naar/uit de kassa, en contante betalingen aan leveranciers. Het kasboek volgt dus enkel de cashstroom. 

Voorbeelden cash betalingen (bedragen komen in min in hatkasboek):

- u betaalt een leverancier cash bij de levering van goederen

- u betaalt een werknemer cash loon uit.

- u neemt geld uit de kassa voor privé gebruik

- u neemt geld uit de kassa om uzelf een loon te betalen

- u neemt geld uit de kassa om het op de bank te gaan storten

Voorbeelden van cash ontvangsten (deze bedragen komen in plus in het kasboek):

- Een klant betaalt cash een levering met factuur

- Een klant betaalt cash een levering zonder factuur

- U haalt (klein) geld van de bankrekening af om het in de kassa te leggen

- U neemt geld uit uw persoonlijke portefeuille om de kassa aan te vullen

De 4 belangrijkste verschillen

1. Transactie-type

   • Dagontvangstenboek: enkel verkopen zonder factuur.

   • Kasboek: alle cash in & uit (ook contante betaling van een factuur).

2. Doel

   • Dagontvangstenboek: overzicht van de dagomzet zonder factuur (btw-doeleinden).

   • Kasboek: bewaking en reconstructie van de kassa (boekhoudkundig).

3. Structuur

   • Dagontvangstenboek: per dag en per btw-tarief, bij meerdere vestigingen ook centralisatie.

   • Kasboek: doorlopend overzicht met lopend saldo na elke contante verrichting.

4. Betaalmiddelen

   • Dagontvangstenboek: ook kaart/elektronisch zolang er geen factuur is.

   • Kasboek: uitsluitend cash (in en uit).

     
     

Wie moet wat bijhouden?

• Lever je geregeld aan particulieren zonder factuur (retail, diensten aan eindklanten, …), dan is een dagontvangstenboek vereist.

• Doe je contante verrichtingen, dan is een kasboek nodig als onderdeel van je financieel dagboek.

  
  

Praktisch bijhouden (papier of digitaal)

• Dagontvangstenboek: op papier (genummerd/ingebonden) of digitaal, zolang de gegevens onuitwisbaar en controleerbaar zijn. Meerdere vestigingen? Hou per vestiging een boek en centraliseer periodiek.

• Kasboek: papier of digitaal met dezelfde eis van wijzigingsbestendigheid (een vrij bewerkbare spreadsheet is in principe onvoldoende).

  
  

Veelgemaakte fouten

• Dagontvangstenboek verwarren met kasboek→ Verkopen betaald via kaart zonder factuur horen wel in het dagontvangstenboek maar niet in het kasboek.

• Geen opsplitsing per btw-tarief→ Noteer dagtotalen per tarief; neem uit je kassasysteem de dagtotalen over.

• Vestigingen of periodes mengen→ Werk per vestiging en centraliseer voor de aangifte.

• Lege dagen onduidelijk laten→ Noteer duidelijk “gesloten” of “0” op dagen zonder omzet, zodat er geen hiaten zijn.

Samenvatting

• Dagontvangstenboek = dagomzet zonder factuur (ook bij elektronische betalingen).

• Kasboek = alle cashbewegingen (ontvangsten én uitgaven).

• Splits in het dagontvangstenboek per btw-tarief en per vestiging en centraliseer periodiek.

• Hou beide registers wijzigingsbestendig, op papier of digitaal.

Een verkoop kan dus in zowel het kasboek als het dagontvangstenboek voorkomen, in één van beiden of in geen enkel.

Voorbeeld:	Kasboek	Dagontvangsten
Verkoop met factuur cash betaald door de klant	JA	NEE
Verkoop met factuur betaald met kaart/overschrijving	NEE	NEE
Verkoop zonder factuur cash betaald door de klant	JA	JA
Verkoop zonder factuur betaald met kaart/overschrijving	NEE	JA

Foutieve inschrijvingen mogen niet met tip-ex verbeterd worden. Indien er iets gecorrigeerd wordt dient het oorspronkelijk geschrevene leesbaar te blijven door er een aantekening bij of fijne streep door te trekken. Beide boeken kunnen op papier of in elektronische vorm bijgehouden worden. Indien u voor de elektronische vorm kiest moet u een systeem implementeren dat de onveranderlijkheid van de reeds ingegeven cijfers moet garanderen. Een eenvoudig excel bestand op uw pc volstaat dus NIET.

Vragen over dagontvangsten / kasboek of zoek je een goede accountant? Contacteer Fiskalize